結婚式でゲストの宿泊を手配する手順6ステップと注意点5つ

・結婚式に遠方から来るゲストの宿泊を手配する場合はどうしたらいいの？

・宿泊費はこちらで負担すべき？

・遠方から参加するゲストの負担を少しでも減らしたい

こんな疑問を解決できる記事になっています。

この記事では、結婚式で遠方から来てくれるゲストの宿泊の疑問にお答えします。

2019年に結婚式を挙げた僕は、妻と合わせて遠方からのゲストを10人程度招待しました。この記事で紹介する方法を実践したことで、ゲストとも式場ともトラブルになりませんでした。

この記事を読めば、ゲストや式場とトラブルにならずに、円滑に宿泊を手配できるようになります。

結婚式の宿泊費は誰か負担する？

遠方ゲストの宿泊費や交通費は、新郎新婦側で負担するのが一般的です。

とはいえ、2〜3人ならまだしも、10人前後になってくると、全額負担は難しいですよね。

交通費と宿泊費合わせて1人5万と見積もれば、それだけで50万円近くの負担になります。

そこで、以下の3つのパターンで考えてみます。

1つずつみていきましょう。

1：宿泊費と交通費を全額負担する

宿泊費も交通費も全額負担できれば理想です。

遠方ゲストが数名であれば可能そうですが、僕たちも予算的にこの方法はできませんでした。

ゲストへの伝え方の例

「宿泊費や交通費はこちらで全額負担いたします」

2：宿泊費と交通費の一部を負担する

全額負担が難しい場合は、一部だけ新郎新婦側で負担しましょう。

僕たちは、この方法をとりました。宿泊するホテルをこちらで押さえておき、宿泊費を全額負担。お車代として交通費の一部を負担しました。

事前に渡すのは難しいので、ゲストに立て替えてもらい、結婚式当日にお車代としてお渡しするのが一般的です。

ゲストへの伝え方の例

「宿泊についてはこちらでご用意します」

3：宿泊費と交通費はゲストが負担する代わりにご祝儀を辞退する

宿泊費と交通費が出せない場合は、ご祝儀を辞退してもらうのが一般的です。

僕らは、これに該当する人はいませんでした。

ゲストへの伝え方の例

「このたびは遠方よりお越しいただくため、何卒ご祝儀等のお心遣いはなさいませんようお願い申し上げます」

上記のように伝えても、実際には当日にご祝儀袋を包んでくるゲストもいます。

その場合はありがたく受け取り、後日にお礼の品をお贈りしましょう。

4：親族間の宿泊費や交通費は親に相談

親族間のご祝儀や交通費に関しては、新郎新婦だけでは決められないことが多いので、親に相談しましょう。

僕の親族で遠方に住んでいる人もいましたが、前日は僕の実家に止まってもらいました。交通費は出していません。

親族間で「お互いに呼ばれたときは出さない」などと取り決めをしている場合もあります。

トラブルを避けるためにも、自分達だけで決めずに親に相談しましょう。

結婚式でゲストの宿泊を手配する手順6ステップ

宿泊の予約は、新郎新婦側で行うのが基本です。

とはいえ、こちらで勝手に予約をするのではなく、しっかりゲストと連絡を取ったうえで手配しましょう。

ここからは、ゲストの宿泊を手配する6ステップを紹介します。

結婚式でゲストの宿泊を手配する手順6ステップ 

1つずつ解説していきますね。

ステップ①：宿泊が必要なゲストを把握する

まずゲストの中で、宿泊が必要なゲストを把握します。

宿泊が必要そうなゲストは以下の人たちです。

宿泊が必要なゲスト 

ゲストによっては「せっかくだから観光したい」「久しぶりに友達に会いたい」など結婚式以外でも楽しみたいという人もいます。

ゲストの移動の日程を確認し、宿泊の有無を確認しましょう。

ステップ②：宿泊の日程を確認する

ゲストによって宿泊の日程は異なるので、いつが良いかを確認しましょう。

日程は、以下の3パターンに分けられます。

宿泊の日程3パターン

結婚式を行う時間帯、飛行機や新幹線の時間帯によって、宿泊日は変わってきます。

午前中の式であれば前日泊、午後の式であれば当日泊が多いでしょう。

宿泊の日程も確認しましょう。

ステップ③：部屋割りを決める

宿泊が必要な人数と宿泊日がわかれば、次は部屋割りを決めます。

部屋割りの例 

基本的にはシングルだと思いますが、友達同士でダブルで良かったり、親族で大部屋でも良かったりする場合もあるので、聞いてみましょう。

また、乳幼児がいる場合は、どのタイプの部屋だと寝やすいかを聞いておきましょう。

ステップ④：どちらが手配するかを決める

基本的には新郎新婦で宿泊を手配しますが、すでにゲスト自身が予約をしている場合があります。

ゲスト自身が手配する場合は、いくつか宿泊候補先を提示し、選んでもらうのがベストだと思います。

僕の場合、宿泊の有無を確認する前に、自分でホテルを予約していたゲストがいました。ゲスト自身の名義のカードでの支払いにしていたので、本人に宿泊費を負担させてしまいました。

行動が早い人は、先取りして予約していることがあります。

結婚式の案内と同時に、宿泊の確認も早目に行うことをオススメします。

ステップ⑤：予約と支払い

宿泊が必要なゲストを取りまとめ、部屋割りを決めて、ホテルを予約します。

支払いは新郎新婦の名前で事前に済ませておきます。

僕らの場合、結婚式場で提携しているホテルがあったので、全員個室で予約しました。宿泊者リストを作ってプランナーさんに提出すると、式場でホテルを予約してくれるという流れになっていました。

もちろん、式場によって様々だと思いますので、事前に確認が必要です。

ステップ⑥：ゲストに宿泊内容を伝える

予約が済んだら、ゲストに宿泊の詳細を伝えましょう。

口頭だけでなく、ホテル名や住所などは文字で残しておくほうが丁寧だと思います。

招待状にホテルの案内も同封できるとベストですね。

実際の文面の例 

結婚式でゲストの宿泊を手配するときの注意点5つ

ゲストの宿泊を手配するときの注意点は以下の5つです。

結婚式でゲストの宿泊を手配するときの注意点5つ

それぞれ解説していきます。

注意点①：事前に交通費や宿泊費をどうするか伝える

ゲストに対して、宿泊費や交通費の負担をどうするのか、事前に伝えておきましょう。

交通費や宿泊費の負担が難しいことを理由に欠席するゲストもいるかもしれません。

用意してもらえると思っていたのに、当日に何もないとなれば、その後の関係性が悪くなることもありえます。

ゲストへの配慮として、事前に交通費や宿泊費をどうするのかを伝えましょう。

注意点②：会場近くのホテルにする

結婚式場や最寄り駅からのアクセスが悪いホテルや質素なホテルは避けましょう。

安さだけを理由に宿泊場所を選ぶのはゲストに失礼ですし、ケチだなと思われてしまいます。

せっかくの結婚式ですから、嫌な思いはさせないようにしましょう。

僕たちもそうでしたが、多くの式場では提携している宿泊先があるので、プランナーさんに確認してみましょう。

提携している宿泊先の料金が高い場合は、自分達で探してみましょう。

注意点③：朝食付きにする

基本的に、朝食ありのプランが良いと思います。

結婚式当日は、女性はヘアセット等もありますし、どこかに食べに行ったり買いに行ったりするのは負担になります。

ホテル内で食事を済ませられるほうが時間的な余裕が生まれます。

注意点④：駐車場も確認する

遠方のゲストの交通手段も確認のうえ、車で来るゲストがいる場合は、駐車場の手配も必要です。

ゲストに宿泊の有無を聞く際に、交通手段もあわせて聞いておくと良いと思います。

式場によっては、立体駐車場の場合もあるので、車の高さなどがオーバーしないか確認しましょう。

注意点⑤：こまめに連絡を取る

行き違いを避けるためにも、ゲストや宿泊先とこまめに連絡を取るのが大切です。

宿泊の有無の確認、場所など抜けがないように気をつけましょう。

当日になって「予約が重複している」あるいは「予約がされていない」という最悪の事態は避けたいところ。

結婚式の1〜2週間前に宿泊先かプランナーさんにしっかりと予約されているか確認するのがおすすめです。

結婚式でのゲストの宿泊手配まとめ

結婚式の宿泊の手配について解説しました。ここまで書いてきた内容をまとめます。

結婚式でゲストの宿泊を手配する手順6ステップ 

結婚式でゲストの宿泊を手配するときの注意点5つ

新郎新婦が宿泊を手配するのは、遠方からでもわざわざ足を運んでくれるゲストへのお礼の気持ちでもあります。

大事なおもてなしの1つなので、しっかりと確実に行いましょう。